Ochrona ksiÄ…g

Ochrona ksiÄ…g
Dokumentację księgową, a zwłaszcza księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne, sprawozdania finansowe, zakładowy plan kont, dokumentacje systemu przetwarzania danych przy użyciu komputera należy przechowywać w odpowiedni sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nie upoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Zasady przechowywania dokumentacji księgowej są szczegółowo uregulowane w ustawie o rachunkowości. Ustawa zobowiązuje również jednostki do przechowywania w swojej siedzibie lub w siedzibie oddziałów (zakładów) dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych, a po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy także ksiąg rachunkowych. Dowody przechowuje się w oryginalnej postaci w porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg, z podziałem na miesiące, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.
Ustawa o rachunkowości określa również okres przechowywania danych księgowych. Zgodnie z tymi przepisami, zatwierdzone sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu. Pozostałe zbiory dokumentów księgowych przechowuje się co najmniej:
- księgi rachunkowe przez 5 lat,
- karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikających z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej niż przez 5 lat,
- dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki majątku objęte sprzedażą detaliczną,
- dowody ksiÄ™gowe wieloletnich inwestycji rozpoczÄ™tych, pożyczek, kredytóworaz umów handlowych, roszczeÅ„ dochodzonych w postÄ™powaniu cywilnym lub objÄ™tych postÄ™powaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat od poczÄ…tku roku nastÄ™pujÄ…cego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postÄ™powanie zostaÅ‚y ostatecznie zakoÅ„czone, spÅ‚acone, rozliczone lub przedawnione,
- dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości przez okres jej ważności i dodatkowo przez 3 lata po tym okresie,
- dokumenty inwentaryzacyjne – przez 5 lat,
- dokumenty dotyczÄ…ce rÄ™kojmi i reklamacji – 1 rok po upÅ‚ywie terminu rÄ™kojmi lub rozliczeniu reklamacji,
- pozostałe dowody księgowe i dokumenty przez 5 lat.